Spettabile Azienda Cliente/ Fornitore
Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del Codice per la Protezione dei Dati Personali, si informano i clienti e fornitori che in qualità di Titolare del trattamento
OLSA S.p.A.
C.so Allamano 70 Rivoli (TO)
PIVA 00503310013
detiene e tratta dati personali tutelati dal Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali.
Nel ricordare che il Codice prevede forme di tutela dei dati affinché questi siano trattati nel rispetto della dignità della persona e forme tali che permettono agli Interessati in ogni momento di verificare la correttezza del trattamento, l’elenco dei destinatari o i soggetti a cui i dati vengono comunicati, le modalità con cui i dati sono trattati, la durata del trattamento ed eventualmente porre limiti allo stesso oltre che se ammissibile la sospensione, la cancellazione di tutti o parte dei dati , la trasformazione in dato anonimo dei dati trattati (ex art.7) rivolgendosi a:
VP QUALITY
Responsabile: Frank Hallitschke (e-mail : frank.hallitschke@olsagroup.com, tel 0119537111)
TECHNOLOGIES AND MANUFACTURING PROCESS
Responsabile: Giulio Prandi (e-mail : giulio.prandi@olsagroup.com, tel 0119537111)
INNOVATION & TESTING
Responsabile: Antonino Germanotta (e-mail: antonino.germanotta@olsagroup.com, tel 0119537111)
BUSINESS DEV & SPECIAL PROJECTS
Responsabile: Vincenzo Bongiovanni (e-mail: vincenzo.bongiovanni@olsagroup.com, tel 0119537111)
VP SALES & MARKETING
Responsabile: Renato Fabro (e-mail: renato.fabro@olsagroup.com, tel 0119537111)
I.C.T
Responsabile: Daniele Sitzia (e-mail : daniele.sitzia@olsagroup.com, tel 0119537111)
HUMAN RESOURCES
Responsabile: Simona D’Altilia (e-mail : simona.daltilia@olsagroup.com, tel 0119537111)
PRODUCT DEVELOPMENT
Responsabile: Giovanni Penna (e-mail : giovanni.penna@olsagroup.com, tel 0119537111)
FINANCE
Responsabile: Daniela Di Maio (e-mail : daniela.dimaio@olsagroup.com, tel 0119537111)
PURCHASING
Responsabile: Andrea Carletti (e-mail: andrea.carletti@olsagroup.com, tel 0119537111)
Si indicano le finalità e le tipologie di dati trattati tenuto conto che i dati sono trattati solo ed esclusivamente nell’ambito lavorativo e per finalità che rientrano nelle attività aziendali ovvero realizzazione di prodotti specifici per l’automotive anche su progetto di terzi a seguito di contratti specifici.
I trattamenti di dati personali in quanto derivanti da contratti/accordi di cui è parte l’interessato sono esclusi dall’obbligo del consenso (art 24).
Alcuni trattamenti, di seguito identificati, sono funzionali all’andamento aziendale, è facoltà degli interessati richiedere l’esclusione da tali trattamenti ovvero la trasformazione in forma anonima,tenuto conto però che l’eventuale esclusione potrebbe di fato rendere difficoltosa la gestione operativa del contratto.
I dati possono essere condivisi con strutture aziendali collegate residenti in paesi europei, in particolare con unità produttive direttamente collegate dalla casa madre site all’interno della Comunità Europea. La condivisione di tal informazioni è strettamente correlata con la produzione e la realizzazione del contratto. Presso la sede principale è disponibile l’elenco dettagliato delle informazioni condivise con le predette unità operative.
I dati dei clienti sono raccolti per i seguenti scopi / finalità :
a) adempiere ai contratti di vendita dei beni prodotti e/o trattati dalla Nostra Società
b) effettuare le operazioni di fatturazione e contabilizzazione ai sensi delle disposizioni di legge vigenti
c) adempiere agli obblighi fiscali e contabili di legge
permettere la gestione amministrativo/contabile dell’azienda
d) fornire proposte di vendita tramite servizio di posta ordinaria e/o elettronica (e-mail – fax)
e) fornire servizi di assistenza post – vendita anche tramite rete di assistenza esterna
f) gestire il sistema qualità ISO
g) svolgere l’attività di produzione e gestione ordini/commesse
I dati dei fornitori sono raccolti per i seguenti scopi / finalità :
a) adempiere agli obblighi fiscali e contabili di legge
b) permettere la gestione amministrativo/contabile dell’azienda
c) ricercare forniture di prodotti e servizi
d) gestire il sistema qualità ISO
e) svolgere l’attività di produzione e gestione ordini/commesse
Di seguito si elencano le tipologie di dati trattati per ogni scopo/finalità indicando la necessità o meno di conferimento , i tempi di conservazione e quant’altro indicato dal Codice.
In particolare:
Permettere la gestione amministrativo/contabile dell’azienda.
Per questo scopo sono raccolti i dati relativi a:
a) recapiti fisici e fiscali dei clienti e fornitori, sia per obbligo di legge che per permettere la comunicazione azienda cliente/ fornitore, dati di identificazione fiscale (PIVA , Codice Fiscale) (dati necessari per normativa fiscale);
b) informazioni relative ai beni / servizi venduti /acquistati (dati necessari per normativa fiscale ed esigenza gestionale);
c) coordinate bancarie (non è obbligatorio per importi inferiori ai limiti dettati dalle normative vigenti);
d) recapiti telematici dei clienti e fornitori al fine di agevolare i contatti (dati facoltativi il cui mancato conferimento non impedisce l’esecuzione degli obblighi contrattuali )
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato e integrati con informazioni presenti in azienda, quali quelle relative ai beni /servizi venduti; sono comunicati oltre che agli eventuali organismi di controllo fiscale e amministrativo, agli organismi preposti al controllo legale, ai terzisti coinvolti nel processo produttivo il cui elenco aggiornato è disponibile presso il responsabile del trattamento e limitatamente ai dati strettamente necessari all’assolvimento degli obblighi contrattuali; alla struttura esterna incaricata come titolare autonomo di adempiere alle scritture fiscali e al controllo contabili ovvero a: Price Water House Coopers.
Le informazioni sono conservate per 10 anni al fine di permettere l’esecuzione dei controlli da parte degli organismi definiti dalle normative vigenti in materia tributaria e per l’esercizio di eventuali risarcimenti danni derivanti da violazioni contrattuali o comunque per l’esercizio dei propri diritti.
Permettere la gestione delle attività di acquisto servizi e materiali ai fini aziendali.
Per questo scopo sono raccolti i dati relativi a:
a) recapiti fisici e legali dei fornitori e eventuali collaboratori;
b) informazioni economiche e fisiche relative ai beni / servizi trattati;
c) informazioni qualitative sui prodotti/servizi trattati;
d) informazioni storiche di rapporto e pre rapporto comprese informazioni qualitative;
e) informazioni relative al domicilio bancario;
f) informazioni gestionali quali tempistiche di consegna, modalità, referenze tecniche, sulle capacità di adempiere agli incarichi assegnati o da assegnare;
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato tramite suo atto spontaneo o dal titolare del trattamento attraverso ricerche su raccolte pubbliche / pubblicità o per fenomeno di “passa parola”.
I dati possono essere integrati con informazioni interne relative alla qualità delle forniture o comunque del servizio in genere; possono essere comunicati totalmente o parzialmente alle strutture esterne incaricate delle attività di pre/vendita e post vendita.
Attività di vendita ovvero fornitura di beni e servizi correlati.
Per questo scopo sono raccolti i dati relativi a:
a) recapiti fisici e legali dei Clienti e eventuali collaboratori;
b) informazioni economiche e fisiche relative ai beni / servizi da fornire;
c) informazioni relative a obiettivi specifici dei Clienti, quali ad esempio esigenze pubblicitarie, necessari a complemento dei servizi richiesti
d) informazioni storiche di rapporto comprese informazioni qualitative;
e) informazioni relative al domicilio bancario (informazione il cui mancato conferimento ostacola solo un rapido pagamento);
f) informazioni relative alle capacità e puntualità di pagamento;
g) informazioni gestionali specifiche dettate dai Clienti a complemento dei servizi offerti e necessari per il completamento degli stessi.
I dati sono raccolti direttamente dall’interessato tramite suo atto spontaneo o per il tramite di propri incaricati, dal titolare del trattamento attraverso ricerche su raccolte pubbliche / pubblicità o per analisi dei rapporti precedentemente intercorsi.
I dati relativi al punto f sono reperiti attraverso banche dati appositamente costituite e gestite da enti esterni attraverso propri sistemi; le stesse informazioni sono conservate presso l’Azienda ai fini della valutazione per un periodo non superiore all’anno.